Puede ser una herramienta ideal para gestionar múltiples tareas, independientemente de su tamaño. Además, los miembros de tu equipo no tendrán problemas para adaptarse a la plataforma porque la interfaz es muy similar a la de Facebook. Consulta este artículo y descubre por qué esta plataforma puede convertirse en una herramienta indispensable para la gestión de tus proyectos.
Descubre por qué Facebook está invirtiendo en el Metaverso
1. Grupos específicos para cada proyecto
Gestionar varios proyectos simultáneamente puede convertirse en una tarea ardua y confusa. Con la función de grupo, puedes organizarte mejor sin riesgo de crear alguna confusión. En esta herramienta, puedes crear múltiples grupos, separándolos para cada proyecto específico, y así, tener un flujo mucho mejor de cada tarea. Tanto la cantidad de grupos creados como la adición de miembros es ilimitada. Si trabajas en colaboración con una empresa, esta característica puede ser muy útil, ya que te permite trabajar con otros profesionales de forma muy eficiente.
2. Seguimiento del proyecto y progreso de las tareas
El seguimiento de un proyecto es muy fácil en Workplace. Cuando se publica en la plataforma alguna información sobre el progreso del proyecto, como el caso de algún problema, los miembros del equipo pueden comunicarse y compartir alguna solución. Por ejemplo, si alguien necesita compartir un informe extenso o los resultados de alguna investigación, se puede utilizar la función de notas que existe en la plataforma. Es posible hacer un seguimiento de las tareas inconclusas compartiendo ítems pendientes en el grupo y, luego, marcarlas como terminadas para avisarle a todo el grupo que las has completado. Otra característica útil es la función de mención, ya que puedes asignar una tarea a un miembro del equipo, e incluso integrar aplicaciones de gestión como TaskList. Esto puede incrementar en gran medida la eficacia y la productividad de las tareas de tu proyecto.
3. Comparte archivos con los miembros del equipo
Algo muy importante al trabajar en equipo es compartir archivos con los compañeros, tanto si trabajas desde casa como si lo haces en el mismo espacio que tus colegas. Workplace te permite compartir archivos con tus compañeros de equipo sin mucha dificultad, para satisfacer esta necesidad. Para esto, tienes que añadir al grupo los archivos que quieres compartir. También puedes utilizar las integraciones de intercambio de archivos que ofrece la plataforma, siempre que sean aprobadas por el administrador del proyecto. Para encontrar las herramientas de intercambio de archivos, busca la pestaña de “Integraciones”. Puedes utilizar aplicaciones como Google Drive, Dropbox, OneDrive y muchas otras.
4. Comentarios en los archivos compartidos
Gracias a la función de notas en la plataforma, el equipo puede compartir comentarios o un feedback sobre diversos archivos compartidos en el grupo. De este modo, el trabajo en equipo resulta muy cómodo. Para facilitar las cosas, todos los archivos compartidos con los miembros del grupo estarán disponibles en la pestaña “Archivos”. De esta forma, no tendrás que desplazarte por el feed para encontrar el archivo que necesitas. También puedes crear un grupo solamente para feedback, para que los miembros del equipo compartan sus opiniones sobre el proyecto. Esta puede ser una forma muy útil de obtener nuevas perspectivas.
5. Almacenamiento seguro de archivos
Ahorra tiempo permitiendo que el propio Workplace gestione todos los archivos del proyecto, como imágenes, PDFs, hojas de cálculo de Excel y muchos otros. Los miembros del equipo podrán subir archivos a un grupo a través de varios medios como Publicaciones, Chat, Temas, Aprendizaje, Multimedia, etc. Todos los archivos van directamente a la pestaña “Archivos”. Desde aquí, puedes gestionar fácilmente el acceso a los archivos, el control de las versiones y eliminar el archivo si es innecesario. El límite de carga es de hasta 50 MB de archivos a través de cualquier canal que no sea el chat de Workplace. Allí puedes subir archivos de hasta 75 MB. Esta limitación del tamaño de los archivos tiene como objetivo mantener la productividad del equipo, ya que así compartirán archivos pequeños sin tener dificultades o problemas con el ancho de banda de la velocidad de carga. Workplace admite la carga de archivos de video de hasta 4 GB, por lo que no debes preocuparte por el bajo límite del Chat. Los límites tienen diferentes propósitos. Así que sí podrás crear un video tutorial de alta calidad para ponerlo en la sección de Aprendizaje o Biblioteca de Recursos.
6. Mantente en contacto con tu equipo a través de Chat
Cuando un equipo trabaja en un proyecto a distancia, pueden surgir algunas dificultades en la comunicación en tiempo real, y no siempre es posible conectarse mediante llamadas de audio o video cuando se trabaja desde casa. Por eso, Workplace también ofrece esta función a sus usuarios, a través de la app Workplace Chat. Descárgala en tu teléfono Android o iOS y mantente en contacto con tu equipo desde cualquier lugar. Puedes utilizarlo para obtener una respuesta instantánea a una consulta importante. Los grupos con 250 miembros o menos pueden utilizar este Chat.
7. Llamada de audio o video para una comunicación fluida
Para un equipo que trabaja a distancia, el trabajo en equipo puede resultar imposible sin las llamadas de audio y video. Con Workplace, no necesitarás utilizar ninguna aplicación de terceros para estos fines. La plataforma facilita la conexión con cualquier miembro del equipo con un solo clic. El límite máximo de participantes en una reunión es de 50 personas. Se trata de una función estupenda para las reuniones semanales o para discutir el proyecto en curso. También existe la posibilidad de realizar llamadas individuales a cualquier miembro del grupo de forma muy práctica, gracias a la integración de aplicaciones como Zoom.
8. Función de fijación para una vista previa rápida
¿Necesitas fijar alguna publicación o contenido al grupo, similar a una página o grupo de Facebook? Puedes establecer instrucciones, objetivos, plazos y recursos vitales para llevar a cabo el proyecto de cada grupo en Workplace. La fijación de contenidos garantiza que los miembros del equipo puedan encontrar fácilmente el contenido que necesitan para trabajar en un proyecto. También puedes fijar varias publicaciones e incluso establecer la prioridad de cada una.
¿Te ha gustado conocer más sobre Workplace de Meta?
¿Te ha gustado nuestro artículo sobre las características de Workplace? Ahora, deja un comentario contándonos qué te ha parecido y si tienes alguna pregunta. No te olvides de revisar las 5 cosas que debes hacer si fuiste hackeado en Facebook.
